Профессия секретарь. История развития секретарского дела История развития секретарской должности

Секретарь – это сотрудник, без которого не представляет своей деятельности ни один начальник. Справиться с большим объемом документации, установить график деловых встреч и многие другие важные обязанности ложатся на плечи одного человека.

История

День секретаря – не официальный праздник, который был создан в 2005 году, благодаря активной группе секретарей из крупных городов РФ. Кроме того, всем своим коллективом поддержку им оказал журнал «Секрет@рь.RU».

Это интересно знать:

В Древнем Риме «секретарями» называли доверенных лиц, хранящих тайны.
Секретари женщины появились с открытием пишущей машинки в 1880-х годах, и уже до окончания Первой Мировой Войны мужчины в этой профессии встречались крайне редко.
Не смотря на то, что обозначить основание профессии и сложно, считается, что в России – это 27 февраля 1720 года. Но, между тем, еще в 15 веке были люди, в обязанности которых входило следить за документами и вести записи.
Образованием самой профессии личного секретаря мы должны Петру I, который возвел её к отдельному чину 1840 году, а работать секретари начали у начальства самых масштабных заводов того времени.

В 1868 году открылись профессиональные занятия для секретарей, которые проходили в Харькове, а с 1884 года выпускалось 8 разнообразных изданий, посвященных секретарскому делу. Были популярны курсы, где специалисты делились опытом и улучшали свою квалификацию.

Популярность должность секретаря начала набирать в XIX веке, но это продлилось недолго, и в 1925 году секретарей приравнивали к посыльным. Новый виток популярности профессия получила в 70-е года 20-го века. Сегодня в РФ секретарь – перспективная и популярная профессия, которая насчитывает около миллиона представителей.

Традиции

Данная профессия попала в пятерку популярных профессий по всему миру. В каждом государстве существует свой День секретаря, но существует также праздник международного уровня.

Так как свой профессиональный праздник секретари проводят на рабочем месте, то в этот день начальство старается не очень их загружать работой. Также секретарям выдают различные премии и памятные подарки, а в некоторых компаниях завершением рабочего дня становится праздничный банкет или фуршет, посвященный всем секретарям фирмы.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Введение

В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась в XVIII в. - сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь - доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.

В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь - это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом- роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.

Цель работы - используя различные источники, изучить процесс становления и специфику развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII - XIX вв.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть историю развития секретарского дела в России;

2. рассмотреть этапы развития секретарской службы при Петре І при Екатерине ІІ;

3. обобщить и проанализировать устройство и работу секретарей.

2. История развития секретарского дела на Руси

государственный секретарь служба

Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления.

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.

В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.

В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось).

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти.

Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела ".

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления". Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ). В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны.

3 . Этапы развития секретарской службы при Петре I

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппаратгражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената -- высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов -- также «попечение» секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».

При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

4 . Этапы развития секретарской службы при Екатерине II

У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни.

Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») -- с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений -- дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона «Об учреждении губернии».

Архивы статс-секретарей -- ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.

Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Екатерина II уже в день переворота подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н.Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В.Олтуфьев и И.П.Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининскою периода А.А.Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, требующие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А.Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно*1.(*1 Санкина Л.В. Статс-секретари Екатерины II // Секретарское дело. 1996. N2(4). С. 115-121.)

Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарем, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, т. е. технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

Во второй половине XVIII в. личные секретари появились и у крупных вельмож. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М.Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б.Куракина.

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

Глава XXXVI "Генерального регламента" говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "...ежели некоторые удобные люди которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся ваканции, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли...".

5 . Значение секретарской службы

В настоящее время практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий делооборота и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

Основных или базовых обязанностей;

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.

Ко второму ряду следует отнести различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в словарях и справочниках, в энциклопедических изданиях, определение очередности при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью нахождения нужных статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К примеру, в большинстве фирм и организаций секретари готовят для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками и легкой закуской.

Секретарские обязанности могут быть самыми разнообразными. Они эффективны тогда, когда не зависят от капризов руководителя и направлены на наиболее качественное обеспечение основных производственных требований данной фирмы или организации.

В небольших предприятиях (фирмах, конторах) во время отсутствия первого лица, которым является директор либо управляющий или руководитель подразделения, секретарь в ряде случаев выполняет некоторые его функции, доводя до служащих и рабочих указания директора и проверяя исполнение тех или иных требований. Именно секретарь обычно контролирует входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, отвечает за делопроизводство, добиваясь правильной и своевременной отчетности, участвуя в соответствующей обработке поступающей информации и организации хранения нужных документов и материалов.

В современных условиях процессы получения и передачи информации связаны с разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным было умение сносно печатать на обычной пишущей машинке, то в настоящее время хорошо подготовленный секретарь должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой и т.д. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных условиях стенография менее распространена, чем ранее.

В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

В большом спорте родилось выражение: порядок бьет класс. И действительно, нередко случалось, когда более слабая по подбору игроков команда побеждала высококлассную за счет лучшей организации игры, когда каждый игрок строго придерживается указаний тренера, не чураясь при этой элементов импровизации. Должный или соответствующий порядок сберегает время и силы, освобождает, а вовсе не сковывает мысль.

С древних времен также существует поговорка: "Порядок - душа вещей!" Это как раз и означает, что любая вещь будет исправно служить человеку тогда, когда она постоянно находится в определенном месте.

Если по каким-либо причинам у секретаря нет возможности существенным образом изменить внутреннее содержание приемной, то обустроить свое рабочее место наилучшим образом ему доступно и крайне желательно. Следует всегда помнить, что порядок на рабочем месте является обязательным условием эффективности труда секретаря (о чем будет еще не раз сказано в дальнейшем изложении этого пособия). Следование порядку не только облегчает работу, делает многие операции автоматическими, экономит драгоценное время, но и препятствует "пропаже" документов, которые иной раз почему-то у нерадивых секретарей попадают в папки с другими материалами, а то и "благополучно" перекочевывают... в архив. Как говорится, семь потов сойдет с секретаря, прежде чем такие документы найдутся, да и найдутся ли вообще - вот вопрос?

Под рукой секретаря должны лежать только те документы, справочники, которые необходимы в данное время. "Столпотворение бумаг" не столько уменьшает рабочую площадь стола, сколько отвлекает от решения служебных вопросов. Нужно смелее избавляться от макулатуры и невостребованных вещей.

Технические средства, используемые секретарем, о которых подробно говорится ниже, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться на близком расстоянии. Кроме того, механизмы эти должны располагаться таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования другими работниками и находились под контролем секретаря.

Если же секретарь в течение своего рабочего дня то и дело что-нибудь ищет (ластик, большую скрепку, клей, скотч, ручку с красной пастой, календарик и т.п.), то, естественно, у него не будет хватать времени для выполнения своих прямых обязанностей.

То же в отношениях с руководством. Представьте себе ситуацию, когда шеф (директор, заместитель директора, начальник отдела, словом, любой администратор предприятия) просит секретаря подготовить все необходимое для отправки важного заказного письма, а в ответ слышит:

Не помню, куда это я положила хорошую бумагу. Тетрадь с перечнем адресов наших филиалов? Да, да, сейчас поищу. Наверное, в каком-нибудь ящике.

И поиск может продолжаться и 10, и 20 минут. И вот тетрадь найдена, но выясняется, что под рукой нет чистых конвертов. Очевидно, что, если такая практика продолжится в следующий раз, то вряд ли это начальству понравится.

Девушка-секретарша может быть привлекательной и обаятельной, уметь хорошо и быстро входить в контакт с людьми, быть отзывчивой, мгновенно и с готовностью приниматься за любое порученное дело, но если она неорганизованна, если ей постоянно приходится что-то искать, если она систематически забывает о каких-то важных вещах, то по ее адресу будут неизбежно звучать неодобрительные замечания или нарекания, а это, конечно же, неприятно и обидно.

Порядок, как сказано выше, важен в любых делах, но для секретаря он имеет особое значение. Сама суть профессии, связанной с организацией делового процесса, заключается в поддержании надлежащей упорядоченности. Существуют общие правила, единые профессиональные требования. Однако, кроме того, каждое предприятие или учреждение имеет свои специфические черты и особенности, свои установки и требования. Секретарь должен скрупулезно разобраться в этой специфике, чтобы уметь быстро и качественно выполнять свою работу. Поэтому, начиная службу на новом месте, следует сразу же обратить внимание на особенности делового процесса именно в этом учреждении. Не надо стесняться спрашивать о том, что вам непонятно. Обратитесь с просьбой к коллегам или даже руководителю, и они обязательно вам помогут. Иной раз подобная помощь может сопровождаться шутками-прибаутками. Ничего страшного, наоборот, это естественно, а порой и хорошо, особенно для разрядки обстановки (чего на работе не бывает!). Они ведь работают уже в течение определенного (иногда весьма продолжительного) времени, и им некоторые вопросы новичка могут казаться наивными и простодушными. Тем не менее, лучше все-таки выяснить такие вопросы побыстрее с начала работы на новом месте (в течение недели, ну, месяца), чем через полгода или даже год "наступать на те же грабли". В этом случае запоздалое "любопытство" секретаря будет расценено негативно: пора бы уж и знать, милочка!

Организованность - одно из важнейших качеств секретаря. Он должен уметь четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести необходимые справки, вежливо и корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и малых делах.

Вместе с тем, естественно, секретарь не должен превращаться в некое "ходячее расписание", становиться похожим на запрограммированного робота. Секретарь - живой человек. Случаются и истерики. От них, обусловленных окружающей средой, мы не можем оградить даже своих родных, что же говорить о коллегах. И тут важно для секретаря "сохранить лицо", чтобы потом не было стыдно смотреть людям в глаза.

Конечно, секретарь должен активно участвовать в общественной жизни коллектива. От него в значительной степени зависит моральная атмосфера на предприятии: сухая или унылая, напряженная или нервная, распространения подозрительности или недоверия либо дружеского участия, открытости и симпатий.

6 . Значение секретаря в начале XIX века

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах». «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями. 3. Значение секретаря в начале XIX века.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год -- «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

7. Октябрьский переворот 1917 года

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу -- не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие -- секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда.

8 . Статусы секретарей

Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии.

С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю.

О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета -- ничто, председатель -- кое-что, государственный секретарь -- все».

Во второй половине XIX века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она берет свое начало из второй половине XIX века, когда статс-секретари -- особо доверенные лица Екатерины II выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора.

Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствующего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции.

Заключение

Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в царской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась достаточно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас).

Используя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматься о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу.

Литература

1. Варадинов Н.В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. 2-е изд. Ч. 1-4. СПб., 1873.

2. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. 1997. N 1.

3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993.

4. Кузнецов С.Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата // Советские архивы. 1987. N 2.

5. Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ) // Делопроизводство. 2002. N 2.

6. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ. Т. 31. Вып. 2. М., 1975.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Рассмотрение особенностей становления и развития российской государственности IX–ХVIII вв. Сущность административной реформы. Тенденции развития государственного управления в XIX в. Октябрьский переворот; направления политики власти в советский период.

курсовая работа , добавлен 15.08.2015

Влияние западной науки на процесс становления и развития права в России в XVIII веке. История формирования новой законодательной базы в Советском государстве, особенности регулирования договорных отношений. Создание Гражданского кодекса РСФСР в 1922 году.

курсовая работа , добавлен 14.03.2013

Исследование процессов развития доктрины права собственности во Франции в конце XVIII–начале XIX века. Основные этапы эволюции понятия права собственности и их особенности. Ступени развития права собственности в рамках гражданского законодательства.

дипломная работа , добавлен 01.10.2017

История развития государственного управления и местного самоуправления. Земская и городская реформы XIX в. Характеристика местной власти в начале ХХ в., советский и переходный этапы. Формирование института муниципальной службы в современный период.

реферат , добавлен 13.11.2014

История создания и развития Сената - высшего правительственного учреждения. Сенат при Петре Великом, Елизавете Петровне, Петре III, Екатерине II, Павле I. Реорганизация, состав, структура, функции и компетенция Сената. Особенности обжалования его решений.

курсовая работа , добавлен 14.06.2014

Понятие семьи и родства в Семейном кодексе. Исторические этапы развития семейного права России до 1917 года и после. Личные и имущественные права и обязанности супругов, права и обязанности родителей, обязанности детей по содержанию своих родителей.

дипломная работа , добавлен 18.05.2008

История развития государственной службы в России. Особенности и необходимость реформирования государственной гражданской службы в Российской Федерации, классификация государственных должностей. Права, обязанности и запреты государственного служащего.

курсовая работа , добавлен 26.02.2011

Специфика развития права в конце XIX-начале XX вв. Сущность оформления конституционной монархии. История создания Государственной Думы в России. Анализ правовой политики Витте и Столыпина. Эволюция государственного аппарата в годы первой мировой войны.

реферат , добавлен 08.05.2010

Государственный Совет в системе высших органов власти и управления Российской Империи в XIX - начале XX века. Предпосылки и правовые основы учреждения Государственной Думы. Система политической власти в стране. Законодательный процесс в 1906-1917 гг.

дипломная работа , добавлен 07.05.2014

Предпосылки возникновения института адвокатуры. Становление и развитие адвокатуры в европейских государствах. Этапы развития института адвокатуры в России. Анализ Федерального закона "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации".

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате упомянутые фирмы были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

В любом случае, в наши дни секретарю необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, которые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий.

Цель выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Задачи работы:

а) определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;

б) проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;

в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию;

г) исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе Сакского городского исполнительного комитета;

Объектом выпускного исследования работы является секретарская деятельность.

Предметом выпускного исследования являются технологии секретарской деятельности в Сакском городском исполнительном комитете.

Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, где дается понятие делопроизводства и история его возникновения; описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности.

Во второй главе приводятся современные технологии осуществления секретарской деятельности, куда входят: принципы ведения делопроизводства, организация работы с документами и обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

В третьей главе рассматриваются современные средства организационной техники.

Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности

1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV–ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII–ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

В этот период в системе государственного управления последовательно не прослеживался принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

Можно с полным правом утверждать, что дьяки и подъячие выполняли функции, аналогичные нынешним секретарским, ведь документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720 г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилось далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Секретарская служба получила свое развитие в приказах XVI-XVII вв.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената - высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари "тянули воз" ежедневной скучной работы с текущими делами. Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра I кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был "человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров". Функции его были не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Основным законодательным актом, регулирующим деятельность государственного аппарата Российской Империи стал Генеральный регламент 1720 г., закрепивший единые принципы работы всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования и организации делопроизводства, распределение должностей внутри учреждения, функции чиновников, в том числе секретарей.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет "вершинных" и "невершинных" дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 "Генерального регламента" называлась "О секретарском управлении", в которой впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также "попечение" секретаря.

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, "леность и недосмотр" наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до "лишения живота и пожитков".

При Петре I был составлен моральный кодекс "Юности честное зерцало", в котором описывались основные требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят "Табели о рангах" - закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. "Табель" состоял из 14 классов или рангов чиновников. Наиболее высокий ранг - 5-й был присвоен тайному кабинет-секретарю (эта должность была отнесена к придворной службе; а остальные должности относились к штатской службе.). К 6-му рангу были отнесены тайные советники канцелярии Иностранной коллегии, обер-секретарь Сената. Рангом ниже шли обер-секретари Военной, Адмиралтейской, Иностранной коллегий. Обер-секретари прочих коллегий, секретари Сената относились к 8-му рангу.

9-й ранг включал архивариусов при обоих государственных архивах, сенатских протоколистов и переводчиков. Обратим внимание на то, что создание государственных архивов предусматривалось Генеральным регламентом, но к моменту подписания Табели они еще не существовали. Это в очередной раз демонстрирует, что Табель создавался с учетом Генерального регламента и не только констатировал уже существующие должности, но и предполагал возможные. Кстати, должностей обер-секретарей в штате большинства коллегий не было. И еще одно замечание. К этому же 9-му рангу относились "профессоры при академиях" (пока тоже не открытых) и "докторы всяких факультетов". Трудно сказать, чем было вызвано включение этих должностей в один класс, преувеличением ли значимости одних, либо наоборот, но это дает возможность предположить, что образование канцелярских чиновников, опыт их работы можно было соотнести с уровнем появляющейся научной интеллигенции.

К 10-му рангу относились секретари остальных коллегий, переводчики и протоколисты Военной, Адмиралтейской и Иностранной коллегий. 12-й и 13-й ранги включали секретарей в надворных судах и канцеляриях в губерниях и провинциях.

Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества. У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все это были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели и поэты, внесшие "легкий слог в канцелярские дела" (Р. Г. Державин).

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в "приеме прошений на высочайшее имя". На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства. По "Табели о рангах" они относились к четвертому разряду с обращением "Ваше превосходительство", имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и т.д. на имя государыни.

Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников ("под кувертом") - с подписью ("в собственные руки"), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавали статс-секретарю в Сенат "для разрешения по законам". Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: "Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали".

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее прошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами. Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для "курьерских посылок в чужие края". В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки. Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона "Об учреждении губернии". Архивы статс-секретарей - ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии. Секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и "паркетный" этикет.

"Учреждение министерств" 1811 года строго установило структуру министерств и "образ производства дел". Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, "ревизия дел" возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII. Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. С 1884 года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и другие.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом.

Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: в конторах потребовались "женские" качества - внимание, любезность, аккуратность. Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости. Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались способны лишь женские руки - "умные" руки выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и машинистками. После революции 1917 года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России, беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события. По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах, в посольствах за границей.

После 1917 года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось. Но до середины 1920-х гг. процесс этот шел достаточно медленно, отмечался даже повышенный интерес к вопросам научной организации управленческого труда, а следовательно, и к секретарскому делу. В 1925 г. секретарей официально включили в так называемую канцелярско-техническую группу служащих и фактически уравняли с машинистками, рассыльными, конторщиками.

В 1932 году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства внешней торговли (в 90-х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а училище - в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента). Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: владение стенографией, владение машинописью, владение основами делопроизводства, умение отвечать на телефонные звонки (притом, что отдельно существуют профессии стенографистки и машинистки). В 1932 г. секретарей разделили на две группы. В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.

В начале 1960-х гг. в перечне профессий и должностей значились лишь секретари-машинистки и секретари-стенографистки. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом. Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. В 1977 г. в стране насчитывалось более 1 млн. таких "подснежников", выполнявших секретарские обязанности.

В 70-е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". "Секретаря семидесятых, как правило, можно представить в лице женщины средних лет, которая давно уже занимает эту должность, хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику", - говорит Людмила Алексеевна Кондрашова, заместитель директора по учебной работе Колледжа МИД России.

То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод. Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Л.А.Кондрашова: "И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии".

Только в 1980-х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали официально включаться инженеры и инспекторы по контролю исполнения, документоведы. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей.

По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря. В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей.

Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии. Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению: что называется, и жнец, и на дуде игрец. Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя (или руководителей), на них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников. В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании.

государственный секретарь служба

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

Категории

Популярное